Payer au prorata

Gérer des paiements peut vite devenir complexe lorsque des situations particulières se présentent, comme une prestation commencée en cours de mois où un abonnement interrompu avant la fin de la période prévue. Heureusement, il existe une solution simple et efficace : payer au prorata. Ce système n’est pas nouveau, mais il reste un outil indispensable pour de nombreuses entreprises modernes. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Et surtout, comment l’utiliser efficacement dans votre gestion quotidienne ?

Comment calculer un prorata?

Calculer un prorata peut au premier abord donner l’impression d’être un casse-tête réservé aux experts en finance. Pourtant, il s’agit d’un calcul à la portée de tous, pour peu que l’on maîtrise les bases. Que ce soit pour ajuster une facture en fonction d’une période d’utilisation, répartir un coût proportionnellement à une durée ou partager des frais équitablement, le prorata est un outil clé pour garantir précision et équité à vos clients.

Voici la formule générale à retenir :

Montant total × (Nombre de jours ou unités utilisés / Nombre total de jours ou unités prévus)

Prenons un exemple concret pour illustrer cette formule :

• Vous avez souscrit à un service coûtant 300 € par mois.
• Le client commence à l’utiliser le 10 du mois. En supposant que le mois compte 30 jours, il utilisera donc le service pendant 20 jours.

Pour payer au prorata, le calcul serait alors le suivant :300 € × (20/30) = 200 €Ainsi, le client paiera uniquement 200 € pour cette période.Un autre exemple couramment rencontré concerne les salaires :

• Un employé dont le salaire mensuel est de 2 000 € commence le 15 du mois.
• En supposant que le mois compte 30 jours, il travaillera donc 16 jours.

Le calcul du salaire au prorata sera :2 000 € × (16/30) = 1 066,67 €‍

‍Les outils pour faciliter le calcul du paiement au prorata

‍De nombreux outils en ligne et logiciels de gestion comme Checkout.com permettent aujourd'hui d’automatiser le calcul du paiement au prorata. Ces solutions permettent de gagner un temps considérable et de réduire le risque d'erreurs. Et l'adoption de ces outils ne cesse de croître !

D’après une étude réalisée en 2024, plus de 86 000 entreprises en France utilisaient déjà des progiciels de gestion intégrés (ERP) en 2019¹, avec une prédominance dans les grandes structures de plus de 250 salariés. 

Cette tendance ne fait que se confirmer en 2025, et reflète une volonté croissante des entreprises d'optimiser leurs processus comptables et de gestion, notamment en automatisant des tâches complexes comme le calcul du prorata.

En effet, l'utilisation de ces logiciels permet non seulement de simplifier les opérations financières, mais aussi d'assurer une répartition équitable des coûts entre les différentes parties prenantes, en se basant sur des calculs précis et transparents.

Qu’est-ce que c’est le paiement au prorata?

Le paiement au prorata désigne un calcul proportionnel qui permet d’adapter un montant à une période ou une utilisation partielle. Concrètement, cela signifie que si un client ou un employé ne bénéficie d’un service ou d’un salaire que pendant une partie de la période convenue, il ne paiera ou ne recevra que la portion correspondant à cette durée. Cette approche est non seulement équitable, mais elle renforce également la transparence dans vos relations professionnelles.

Prenons un exemple courant : un abonnement mensuel à un logiciel d’entreprise. Si un client commence à utiliser ce service à partir du 15 du mois, il serait injuste de lui demander de payer pour tout le mois. Le paiement au prorata ajuste alors le montant pour refléter cette utilisation partielle.

Au fil des ans, le principe de payer au prorata s'est progressivement imposé comme une pratique courante au sein des entreprises, tant en France qu'à l'international. Cette méthode répond à une demande croissante de flexibilité et de transparence dans les transactions commerciales.

Quand utiliser les paiements au prorata?

Le recours au fait de payer au prorata est pertinent dans de nombreuses situations, particulièrement lorsque la durée ou l’usage d’un service ou d’un contrat varie. Voici quelques cas typiques :

• Abonnements et services mensuels : si vos clients adhèrent à vos services en cours de mois, ou souhaitent résilier avant la fin de la période, le prorata garantit une facturation équitable.
• Salaires : Pour des employés à temps partiel ou pour ceux qui commencent/terminent leur contrat en cours de mois, le prorata est indispensable.
• Locations ou prêts : qu'il s’agisse de biens immobiliers ou d’équipements professionnels, les paiements au prorata évitent les litiges.

Quelques exemples pratiques ? Un fournisseur d’électricité peut facturer à ses clients un montant au prorata pour une mise en service effectuée en milieu de mois. De même, une entreprise SaaS peut proposer des abonnements flexibles qui s’ajustent automatiquement en cas de réduction ou d’augmentation de la durée d’utilisation.

‍Que choisir entre le paiement au prorata et les paiements récurrents?

‍Si ces deux concepts sont parfois confondus, ils sont pourtant totalement différents : les paiements récurrents désignent des montants fixes, débités à intervalles réguliers, comme un abonnement mensuel à un service ou un loyer. Dans ce cas, le montant reste inchangé, indépendamment de l’usage ou de la durée d’utilisation. Par exemple, un abonnement à une salle de sport sera débité en totalité, même si vous ne l’avez utilisée que deux fois dans le mois.

À l’inverse, payer au prorata permet de s’adapter à l’usage réel ou à la période effective de prestation. Prenons un exemple concret : vous souscrivez à un service le 15 du mois. Avec un paiement au prorata, vous ne payez que pour les 15 jours restants, et non pour tout le mois. 

Ce modèle offre une plus grande équité, particulièrement apprécié dans les contextes dans lesquels la consommation varie ou débute en cours de période. Les entreprises doivent donc choisir le modèle le mieux adapté à leurs besoins et à ceux de leurs clients : la stabilité du récurrent ou la flexibilité du prorata.

Pour en savoir plus, découvrez comment Checkout.com peut vous aider avec les paiements récurrents pour les abonnements en tant qu’entreprise.

‍Avantages du paiement au prorata pour les entreprises?

‍Adopter le paiement au prorata offre de nombreux avantages, à la fois pour vous et vos clients :

• Équitable et transparent : vous évitez les conflits en facturant uniquement ce qui a été utilisé.
• Renforce la relation client : une approche correcte permet d’améliorer la satisfaction de vos clients.
• Gain de temps : avec les bons outils, le calcul au prorata peut être automatisé.
• Adaptable à divers secteurs : que vous soyez dans les services, le commerce ou les ressources humaines, cette méthode est universelle.
• Prévention des pertes : en ajustant précisément vos montants, vous optimisez vos revenus tout en respectant vos clients.

‍Calcul des paiements au prorata

‍Le calcul des paiements au prorata peut prendre plusieurs formes en fonction de vos besoins spécifiques. En voici quelques variantes courantes :

• Prorata basé sur les jours travaillés : cela s’applique souvent aux employés ou aux contrats d’intérim.
• Prorata basé sur les unités utilisées : utile pour les services ou produits dont l’usage varie (heures, gigaoctets, etc.).
• Prorata horaire : particulièrement pertinent dans les cas de services ponctuels ou de freelance.

De plus, certaines entreprises choisissent de prévoir des clauses contractuelles pour définir réellement comment et quand appliquer le prorata. Cette prévoyance peut éviter de nombreux malentendus.

‍Trouvez la meilleure solution de paiement avec Checkout.com

‍Le principe de payer au prorata n’est pas simplement un calcul financier : il reflète la philosophie de votre entreprise en matière de transparence. En adaptant vos facturations à l’usage réel ou à la période effective de prestation, vous montrez à vos clients que vous accordez beaucoup d’importance à ce principe.

Cette approche, loin d’être un détail, renforce votre crédibilité et fidélise votre clientèle. Un paiement ajusté donne le sentiment d’être écouté et respecté, deux éléments essentiels pour bâtir une relation client solide. 

Gérer des paiements au prorata peut sembler fastidieux, mais avec des outils modernes et adaptés comme ceux proposés par Checkout.com, vous pouvez simplifier grandement vos opérations. Cette plateforme offre des solutions de facturation flexibles et automatisées qui intègrent directement le calcul au prorata.

Besoin d’accompagnement pour optimiser vos processus de paiement ? Contactez dès aujourd’hui l’équipe de Checkout.com pour découvrir comment rendre votre gestion encore plus efficace !