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Le rapprochement des paiements est une opération administrative qui consiste à faire correspondre les enregistrements comptables avec la réalité des opérations de l’entreprise. Autrement dit, ce processus vise à s’assurer que les entrées et sorties de fonds de l’entreprise sont effectivement et correctement enregistrées dans le livre comptable. Loin d’être une formalité, c’est une opération importante qui protège l’entreprise des irrégularités, de la fraude, des trop-perçus et des pénalités relatives à une non-conformité vis-à-vis de la réglementation.
Malgré ces nombreux avantages pour la vie de l’entreprise et son importance pour la prise de décision éclairée, le rapprochement bancaire est une tâche laborieuse et pénible. Traditionnellement, elle supposait l’implication de tous les acteurs à divers niveaux et pouvait ralentir l’activité. Aujourd’hui, grâce aux solutions proposées par Checkout.com, le rapprochement bancaire automatique est une alternative fort appréciée. Il permet en effet de moderniser le processus existant de réconciliation des paiements, de réduire la survenance d’erreurs, de limiter les ressources nécessaires à sa mise en œuvre et d’en améliorer l’efficacité.
En termes simples, le rapprochement bancaire automatique est une innovation qui permet aux processus de vérification comptable d’être plus fluides, plus rapides et de suivre la cadence des opérations financières de l’entreprise.
En effet, au cours de son fonctionnement normal, votre entreprise est conduite à réaliser des transactions avec les fournisseurs, les clients, les banques et divers autres prestataires de services. Le rapprochement des paiements s’apparente à un mini-audit qui vient s’assurer que chaque somme émise ou perçue correspond à une entrée dans le livre comptable et dans le relevé bancaire de votre entreprise.
Grâce aux réconciliations automatisées, ce travail de correspondance cesse d’être pénible et laborieux. Désormais, l’équipe comptable peut confier la tâche d’évaluation, d’identification et d’ajustement des transactions aux solutions automatiques de Checkout.com. C’est un atout précieux qui permet de gagner du temps et de se concentrer sur les cas irréguliers qui nécessitent réellement le savoir-faire des experts humains.
L’importance et les avantages de la réconciliation des paiements ne sont plus à démontrer. D’une part, ils permettent de rassurer quant au bon fonctionnement de l’entreprise et d’identifier les moindres irrégularités, erreurs ou fraudes dont elle pourrait être victime. Par exemple, le rapprochement bancaire permettra d’identifier les pertes de revenu engendrées par des sommes versées à tort, des factures non réglées ou des frais insoupçonnés qui impactent le flux de trésorerie.
D’autre part, ce processus permet de mettre de l’ordre dans les états financiers de l’entreprise. D’abord, cela permet d’apporter plus de clarté et de transparence quant au flux de trésorerie, au coût des opérations et relations avec les partenaires. Ensuite, c’est une garantie de simplification des audits éventuels et la mise en conformité vis-à-vis des réglementations nationales et internationales. Enfin, le rapprochement bancaire vous renseigne sur les aspects de votre activité qui peuvent encore être optimisés. En résumé, c’est un outil de gestion financière qui vous apporte de la transparence et multiplie les opportunités d’éliminer les dépenses superflues.
Le rapprochement bancaire automatique s’attèle à croiser les informations des transactions de part et d’autre afin de les faire correspondre. Autrement dit, tous les détails de la transaction sont pris en compte, notamment la date, le montant, la provenance, le numéro de commande associé, etc. Ces informations sont alors confrontées à celles relevées dans le livre comptable afin de s’assurer de leur exactitude. De plus, l’ensemble du processus se fait automatiquement.
Au cours du rapprochement bancaire automatique, l’ensemble des transactions pour la période concernée sont ainsi vérifiées. Tous les défauts de correspondance relatifs aux sommes, aux dates ou à divers autres détails sont d’abord relevés. Ensuite, la correspondance est établie en procédant aux ajustements nécessaires tels que les frais bancaires, les délais de traitement des transactions, etc.
En somme, les réconciliations automatisées représentent un gain en temps considérable pour les entreprises. Elles conviennent en particulier aux entreprises en pleine croissance qui gèrent des centaines de transactions par période et qui interagissent continuellement avec de nouveaux partenaires et clients. C’est une solution qui relève automatiquement les irrégularités, identifie les opérations frauduleuses et accroît considérablement la précision financière de votre activité.
Le rapprochement bancaire automatique est un terme englobant qui peut renvoyer à différents types de rapprochement des paiements. En effet, toute relation d’affaires qui se traduit par l’émission ou la réception de paiements peut faire l’objet d’une réconciliation des paiements. Et ce, qu’il s’agisse de relations internes à l’entreprise ou de relations externes avec des fournisseurs, partenaires ou prestataires de services. Pour cette raison, on reconnaît une typologie de rapprochement des paiements :
Pour ce type de rapprochement bancaire, le solde de trésorerie et le solde auprès de la banque doivent correspondre. Autrement dit, les opérations bancaires sont passées à la loupe afin de relever la moindre irrégularité. De même, toutes les transactions enregistrées au niveau de l’entreprise doivent être parfaitement identifiées par rapport à une transaction relevée au niveau de la banque où le compte est domicilié.
Ici, c’est le relevé de la carte de paiement qui fait l’objet de la vérification. Chaque transaction réalisée par carte doit trouver son équivalent au niveau des transactions enregistrées dans la comptabilité de votre entreprise. Ceci constitue une méthode pratique et systématique d’identifier les transactions non autorisées et les fraudes éventuelles.
En temps normal, chaque paiement en provenance d’un client doit correspondre à une facture émise par votre entreprise, et vice versa. Ce type de réconciliation des paiements sert donc à s’assurer que toutes les factures ont été convenablement réglées, sans trop-perçus ou reste à payer. La difficulté de ce type de rapprochement des paiements peut augmenter lorsque les clients ont la possibilité de payer en plusieurs fois, par exemple.
De même, ce type de rapprochement des comptes fournisseurs vise à s’assurer que votre entreprise s’acquitte des factures qui lui sont adressées de manière exacte. Pas de factures oubliées, pas de paiements en excédent et pas de retards de paiement. Tels sont les avantages que les réconciliations automatisées apportent à votre entreprise vis-à-vis de vos fournisseurs.
La rémunération de vos employés est un poste de dépense complexe. En plus des sommes qui leur sont versées, les salaires comprennent également les cotisations sociales et divers autres intéressements auxquels ils ont droit. Cette opération est multipliée par le nombre de vos employés et rendue complexe par la spécificité de chaque contrat de travail. Grâce au rapprochement bancaire automatique, il est possible d’automatiser la réconciliation de la masse salariale.
Au sein d’une même entreprise, l’argent peut circuler entre entités semi-indépendantes. Ceci nécessite également un rapprochement bancaire. Après tout, il faut s’assurer que les sommes allouées aux filiales correspondent aux sommes émises par la « société mère ». C’est un prérequis pour simplifier les éventuels audits de gestion de l’entreprise.
Le gain de temps et la précision ont déjà été évoqués. Cependant, il est utile de faire un tour d’horizon des avantages du rapprochement bancaire automatique pour les entreprises de toutes tailles.
Aussi indispensable qu’elle puisse être pour votre entreprise, la mission de rapprochement des paiements est un véritable fardeau pour votre équipe comptable. C’est une tâche chronophage et laborieuse qui sollicite pleinement vos comptables et dont la finalisation peut créer des interruptions dans le fonctionnement normal de votre activité. C’est souvent le cas lorsque les comptables doivent demander des reçus et diverses autres confirmations à l’équipe commerciale et à d’autres collaborateurs.
En rationalisant le processus grâce aux réconciliations automatisées, vous simplifiez le processus pour tout le monde. Seules les transactions irrégulières sont relevées. Et même ces dernières sont tirées au clair grâce à l’efficacité de l’outil automatique de Checkout.com.
En procédant au rapprochement des paiements, votre entreprise parvient à générer une vue détaillée de chaque paiement. Qu’il s’agisse des délais de traitement de telle ou telle banque, qu’il soit question des frais appliqués, des intérêts perçus ou même des devises utilisées, le rapprochement bancaire automatique permet de dresser une grille complète de toutes les informations relatives aux transactions de votre entreprise.
Une vue détaillée conduit également à moins d’opacité dans les transactions. Et les irrégularités qui ne peuvent pas être élucidées ne peuvent plus se fondre dans la masse des transactions variées de votre entreprise. Ainsi, les utilisations frauduleuses de fonds, les débits injustifiés et diverses autres causes de perte de revenus sont éliminées pour de bon.
Avoir une meilleure transparence du flux de trésorerie revient également à avoir une meilleure compréhension de la manière dont votre entreprise utilise son argent. Savoir quels sont les postes de dépense les plus importants et trouver les différents moyens d’optimiser ces dépenses. L’optimisation du flux de trésorerie peut prendre plusieurs formes surprenantes, qui ne deviennent évidentes qu’après un rapprochement des paiements.
Il ne fait aucun doute que les rapprochements bancaires sont l’une des tâches les plus pénibles au sein d’une entreprise. Si votre entreprise a encore recours au rapprochement manuel des paiements, vous avez tout à gagner à adopter une solution de réconciliations automatisées. Il n’y a certainement pas de décision qui aura un impact plus immédiat et plus bénéfique sur la transparence de votre flux de trésorerie.
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