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Al preguntar a cualquier profesional del mundo de las finanzas cuál es su trabajo más tedioso, nueve de cada diez probablemente coincidiría en la misma respuesta: la conciliación.
El porqué de este resultado no es una sorpresa. La conciliación es definida como una tarea esencial, pero trivial, para una gran cantidad de empresas porque añade solo un pequeño valor; muchos profesionales la definen como un ejercicio de marcar casillas para cerrar los libros. Como resultado de esta percepción, el proceso de conciliación ha recibido muy poca atención o inversión. De hecho, es muy frecuente que el proceso de reconciliación no haya sufrido cambios durante décadas; en otras palabras, sigue siendo manual, arduo y propenso a errores.
Sin embargo, esta es una forma de pensar heredada que da lugar a una valoración equivocada del impacto que puede tener un proceso de conciliación automatizado y eficiente dentro de una empresa moderna.
Analicemos juntos la importancia de la conciliación y por qué deberías optimizarla.
La conciliación de pagos es el proceso de verificar que las transacciones registradas en los libros contables de una empresa coincidan con los registros externos, como los estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito. Este proceso asegura que los saldos de las cuentas de la empresa sean correctos y precisos.
La conciliación de pagos es vital porque garantiza que todas las transacciones financieras de la empresa sean correctas y estén debidamente documentadas. Esto ayuda a prevenir fraudes, errores contables y asegura que los informes financieros sean fiables.
Aunque puede parecer sencillo, la conciliación de pagos puede ser compleja debido al gran volumen de transacciones y la diversidad de fuentes de pago que pueden existir en una empresa grande. Esta complejidad puede hacer que el proceso, cuando se realiza de forma manual, sea costoso y consuma mucho tiempo.
Un estudio de Aberdeen Group revela que las empresas que realizan la conciliación manualmente dedican alrededor de ocho días laborables al mes a esta tarea. Si consideramos que un gerente de cuentas por cobrar en el Reino Unido tiene un salario promedio de £30.000 al año, el tiempo dedicado a la conciliación puede costar aproximadamente £10.000 anuales. Si se contrata a un equipo para esta tarea, los costos pueden ascender a cientos de miles de dólares .
La conciliación de pagos no solo se trata de ahorrar costos. Es un proceso crucial que impacta directamente en la rentabilidad y la salud financiera de la empresa. Un estudio de Ernst & Young muestra que las empresas con prácticas de conciliación sólidas experimentan un 20% menos de errores financieros, lo que contribuye a una mejor toma de decisiones y una gestión financiera más eficiente .
El proceso de conciliación de pagos tiene varias etapas, que son las siguientes:
Una conciliación adecuada ayuda a las empresas a mantener una buena salud financiera y facilita la toma de decisiones informada.
La complicada naturaleza de la conciliación se debe a la creciente cantidad de formas en que los clientes pueden pagar: tarjetas de crédito, eWallets, enlaces de pago e incluso criptomonedas; son solo algunos ejemplos de los diferentes métodos de pago disponibles. Y debemos destacar que todos estos métodos de pago implican diferentes tipos de conciliación. Aquí te presentamos algunos de ellos:
Automatizar las conciliaciones de pagos implica el uso de software y tecnología avanzada para gestionar y verificar las transacciones financieras de manera eficiente y precisa. Estos son los pasos que puedes seguir para automatizar este proceso en tu empresa.
El primer paso es elegir un software de conciliación que se adapte a las necesidades de tu empresa. Busca una solución que ofrezca integración con tus sistemas contables y bancarios, y que permita la personalización de los procesos de conciliación.
Una vez seleccionado el software, es fundamental integrarlo con tus sistemas financieros existentes. Esto incluye conectar el software con tu sistema de contabilidad, bancos, tarjetas de crédito y eWallets. La integración permite que los datos se transfieran automáticamente entre los sistemas, facilitando la conciliación en tiempo real.
Configura el software para que siga reglas específicas de conciliación adaptadas a tu negocio. Esto puede incluir la coincidencia de transacciones basadas en fechas, montos y descripciones. Establecer reglas claras ayuda a reducir las discrepancias y a automatizar la mayoría de las tareas de conciliación.
El software realizará conciliaciones automáticas comparando los registros internos con los datos externos en tiempo real. Identificará y resolverá discrepancias de manera automática, notificando solo los casos que requieren intervención manual. Esto ahorra tiempo y reduce errores.
Aunque la mayor parte del proceso es automatizada, es importante monitorear regularmente el sistema para asegurar su correcto funcionamiento. Revisa los informes generados por el software y ajusta las reglas de conciliación según sea necesario. Esto asegura que el proceso se mantenga eficiente y preciso.
Capacita a tu equipo en el uso del nuevo software de conciliación. Asegúrate de que comprendan cómo funciona el sistema y cómo manejar cualquier discrepancia que pueda surgir. La formación adecuada es crucial para maximizar los beneficios de la automatización.
Automatizar las conciliaciones de pagos no solo mejora la precisión y la eficiencia, sino que también permite a tu equipo enfocarse en tareas más estratégicas, contribuyendo a una gestión financiera más sólida y rentable.
Aquí te presentamos cinco beneficios claves para las empresas, como resultado de nuestro trabajo optimizando su proceso de conciliación de pagos:
1. Optimización del procesamiento directo
Integrar la conciliación de pagos ahorra tiempo y libera recursos. La eficiencia del proceso supone un ahorro de costes para la empresa y permite que el personal se centre en actividades de más valor añadido. Esto se consigue automatizando y digitalizando la conciliación, facilitando el procesamiento directo y reduciendo la intervención humana.
2. Mayor precisión
La conciliación manual de los pagos está llena de errores. Incluso el gestor de conciliación más diligente es propenso a que su dedo pulse accidentalmente la tecla equivocada, así como muchos otros desatinos que pueden cometer los humanos. En el mejor de los casos, estos errores tardan tiempo en identificarse y resolverse. Pero en el peor, pueden hacer que las empresas realicen informes de forma incorrectamente o tomen decisiones con datos inexactos, ambas acciones tienen consecuencias negativas. La automatización no elimina el riesgo de que se produzcan errores, pero los reduce significativamente. Como resultado, las empresas tienen más seguridad en las cifras de sus informes y más confianza a la hora de utilizar los datos para tomar decisiones estratégicas.
3. Detección del fraude potenciada
Moverse con rapidez es el sello distintivo de una empresa moderna, y esa velocidad de movimiento es mucho más crítica cuando se trata de proteger al negocio del fraude y las pérdidas financieras. Aunque la conciliación automatizada de pagos no es una panacea, ayuda a las empresas a detectar más rápidamente los casos de fraude. Esto se debe a que con la conciliación automatizada las empresas pueden conciliar diariamente o incluso dentro del día, mientras que en el mundo manual la conciliación se produce mensualmente.
4. Mejor seguimiento y flujo de caja
Una conciliación puntual y precisa ayuda a las empresas a estar al tanto de los pagos y a promover un mejor flujo de caja, optimizando la salud financiera de cualquier negocio. Muchas empresas operan con márgenes estrechos, por lo que es vital asegurarse de que el dinero entre cuando es debido. Las conciliaciones precisas y puntuales, que se realizan quizá una vez a la semana o incluso con más frecuencia, pueden situar a una empresa en una posición más fuerte y ayudar a evitar posibles problemas.
5. Una visión granular y estratégica de los pagos
Los datos significativos son la base de la inteligencia empresarial y la toma de decisiones inteligentes. Dado que una conciliación eficaz se basa en cómo se registran y comparten los datos, puede proporcionar muchas perspectivas sobre el rendimiento, qué funciona y qué no, y conducir a pagos más eficientes. Aquí es donde la conciliación puede convertirse en una ventaja estratégica, revelando tendencias de pago, preferencias y hábitos de los clientes, y factores de riesgo. Cuando la conciliación de pagos se basa en sistemas heredados y prácticas anticuadas, puede perderse información clave. Pero cuando se optimiza la conciliación, la información sale a la superficie y el análisis de datos puede desbloquear el valor.
Si la automatización de la conciliación de pagos aporta tantos beneficios, cabe preguntarse por qué no es un área de interés para todas las empresas. Y es una buena pregunta. Hay algunas razones por las que las empresas siguen trabajando con un proceso de conciliación manual.
La falta de conciencia y el miedo al cambio son los primeros obstáculos que hay que superar. Los equipos internos de finanzas, informática, contabilidad y otros departamentos pueden estar anclados en sus costumbres, atados al procesamiento manual y las hojas de cálculo. Como siempre han hecho la conciliación de una determinada manera, muchos creen que es la única vía para sus organizaciones. Otros pueden carecer de la voluntad de cambiar porque consideran que será demasiado difícil y costoso o no saben a quién pedir ayuda.
La creencia de que la tecnología no está a la altura de sus necesidades de conciliación es otro bloqueo interesante en algunas empresas. Un 44% de los ejecutivos entrevistados por Aberdeen Group piensan que la complejidad y la escala de sus datos no podrían funcionar en un sistema automatizado. Del mismo modo, el 44% afirma que cambiar de sistema no compensa el riesgo de alterar los procesos existentes.
Por supuesto, se trata de apreciaciones erróneas, ya que optimizar la conciliación impulsará la eficiencia operativa y financiera. La adopción de nuevas tecnologías ya no son una barrera como lo fue en el pasado. Actualmente, la tecnología creada por los proveedores de pagos modernos es más eficiente para procesar los datos de los negocios más complejos y presentarlos de la forma que requiera la empresa. Además, con la capacidad de codificar las API, estas soluciones de pago hacen que sea más fácil y rentable conseguir un aumento significativo del rendimiento. Adicionalmente, la automatización del proceso de conciliación te permite desbloquear datos e informes de pago detallados.
Con mucha frecuencia, la conciliación es vista como una tarea de contabilidad de poco valor, una obligación que toda empresa debe cumplir sin apreciar su potencial para mejorar los resultados. Esto es un error. La conciliación de pagos es una función empresarial de alto valor que, si se realiza con diligencia y una visión estratégica de los datos de pagos, puede ser enormemente beneficiosa.
En lugar de ignorar su potencial, las empresas deberían modernizar el proceso y usarlo como una herramienta para reducir costes, mitigar riesgos e impulsar el crecimiento.
En Checkout.com, facilitamos la automatización de la conciliación permitiendo a los comerciantes ingresar datos de conciliación programáticamente a través de canales automatizados. Puedes acceder a tus informes y datos financieros de manera flexible mediante nuestra API de Informes, que te permite recuperar informes de acciones financieras, de saldo, de pagos y declaraciones de liquidación. También ofrecemos acceso seguro a estos informes en formato CSV a través de SFTP.
