KYC ermöglicht es Unternehmen, die Integrität des Finanzsystems zu gewährleisten sowie gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen, die allen Finanzinstituten auferlegt werden. Es ist entscheidend, über Tools zu verfügen, welche die Echtheit von potenziellen Kunden garantieren können. Doch wie funktionieren KYC-Kontrollen genau? Was müssen Unternehmen tun, um die Compliance zu erfüllen und wie sehen Risiken aus, wenn dies nicht geschieht?
In diesem Artikel beschäftigen wir uns etwas näher mit dem KYC-Prozess im Zusammenhang mit der Identitätsprüfung sowie der wichtigsten Komponenten und warum KYC in diesem Bereich so wichtig ist.
KYC steht kurz für „Know Your Customer”. Es wird verwendet, um die Identität von Kunden in einer Reihe von Anwendungsfällen zu überprüfen, so z. B. beim Unterschreiben von Dokumenten, beim Abschluss von Einstellungsprozessen, beim Einrichten von Marketplace-Verkäufer- oder User-Gaming-Konten sowie beim Beantragen von Finanzprodukten und Finanzdienstleistungen. KYC überprüft deine Kunden in Abhängigkeit zu einem potenziellen Risiko, welches mit der Erbringung von Dienstleistungen oder der Durchführung von Transaktionen mit ihnen verbunden ist. KYC gibt die Schritte vor, welche zur Überprüfung durchgeführt werden müssen, um Betrug zu bekämpfen sowie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und illegale Aktivitäten zu verhindern. KYC trägt außerdem dazu bei, die Integrität globaler Märkte und Institutionen zu wahren und ermöglicht Unternehmen und Verbrauchern sichere Transaktionen.
KYC ist Teil der Anti-Geldwäsche-Bestimmungen (AML) und für viele Unternehmen ein obligatorischer Prozess bei der Akzeptanz neuer Kunden.
Falls dein Unternehmen dazu verpflichtet ist, die KYC-Vorschriften jedoch nicht einhält, kann dies sehr ernste Folgen haben, unter anderem hohe Geldstrafen und strafrechtliche Haftung.
Um die KYC-Vorschriften einzuhalten, müssen Unternehmen Informationen und Dokumente sammeln und prüfen, welche die Identität ihrer Kunden bestätigen. Diese Anforderungen können je nach Region oder Branche, in der dein Unternehmen tätig ist, variieren, umfassen jedoch meist folgende Kriterien:
Wenn eine Person die KYC-Prüfung nicht besteht, müssen ihr deine Dienste verweigert werden.
Hier erfährst du, wie KYC in den verschiedenen Branchen eingesetzt wird:
Fintechs
Neueste Entwicklungen und Innovationen in der Fintech-Branche eröffnen ihren Kunden viele attraktive Möglichkeiten. Sie bieten jedoch auch Angriffsflächen und stellen Fintechs an die vorderste Front in der Verteidigung gegen Finanzkriminalität. Glücklicherweise können sich Unternehmen auf eine Kombination aus verschiedenen fortschrittlichen Tools zur Überprüfung verlassen, darunter Biometrie sowie moderne optische Character Recognition.
Finanzdienstleistungen
Da Finanzinstitute – darunter Banken und Versicherungen, aber auch Fintechs – direkt mit Konten, Geldern und hohen Transaktionsvolumen zu tun haben, tragen diese ein hohes Maß an Verantwortung, wenn es um die Bekämpfung der Finanzkriminalität geht. Finanzvorschriften berücksichtigen neueste KYC-Anforderungen daher meist umgehend. Für Finanzdienstleister ist es entscheidend, alle Aktivitäten zu überwachen, die Quelle großer oder verdächtiger Transaktionen zu überprüfen sowie akkurat Buch zu führen.
Immobilienbranche
Aufgrund hoher Summen, die in Immobilien investiert werden, besteht ein reales Geldwäscherisiko. Immobilienunternehmen sind daher dazu verpflichtet, mithilfe von KYC und AML zu prüfen, ob Gelder für Investitionen und Immobilien rückverfolgbar sind und nicht aus einer kriminellen Quelle stammen.
Gaming-Industrie
Das Online-Gaming erfordert, dass Gaming-Unternehmen die Identität, das Alter, den Wohnort und die Geldquelle der Gamer:innen überprüfen und somit sicherstellen, dass ihre Dienste nicht für illegale Aktivitäten genutzt werden. Dies schützt sowohl Unternehmen als auch die Gamer:innen, indem es das Vertrauen stärkt und sicherstellt, dass persönliche Daten der Nutzer:innen geschützt sind.
Juristischer Bereich
Da in dieser Branche mit vielen vertraulichen Kundendaten und großen Geldbeträgen gearbeitet wird, besteht für juristische Dienstleister die Gefahr, dass sie ins Visier krimineller Aktivitäten geraten. Um das Vertrauen in das Rechtssystem zu gewährleisten und mögliche Risiken zu minimieren, sollten Anwaltskanzleien daher eine umfassende KYC-Identitätsprüfung aller ihrer Kunden durchführen.
Um die KYC-Anforderungen zu erfüllen, müssen einige Schritte unternommen werden. Diese variieren zwar je nach Branche und Region, haben jedoch ein gemeinsames Ziel: das Risikoniveau einer Person oder eines Unternehmens genau zu überprüfen und zu bewerten. Im Folgenden findest du einige Beispiele:
Customer Identification Program (CIP)
Das Programm zur Kundenidentifizierung ist eine Vorschrift der Vereinigten Staaten, nach der Finanzinstitute die Identität von Personen überprüfen müssen, damit sie eine Finanztransaktion mit ihnen durchführen können. Die betroffenen Finanzinstitute müssen die Identität aller Personen überprüfen, um bestimmte Vorgänge bei ihnen abzuwickeln – von der Beantragung regulierter Produkte und Dienstleistungen (z. B. Kreditanträge) bis hin zur Einrichtung eines bestimmten Benutzerkontos (z. B. als Marketplace-Verkäufer).
Um die Anforderungen zu erfüllen, müssen Nutzer:innen ihren Namen, Geburtsdatum, Adresse und ihre Identifikationsnummer angeben. Unternehmen können diese Informationen daraufhin mit Unterlagen oder offiziellen Aufzeichnungen aus öffentlichen Datenbanken abgleichen, um die Echtheit der Angaben zu überprüfen.
Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden
Customer Due Diligence (CDD) ist ein Begriff, der üblicherweise verwendet wird, um Bewertungen und Schritte zu beschreiben, die bei bestimmten Kunden im europäischen Wirtschaftsraum und im Vereinigten Königreich auf Grundlage der AML-Gesetzgebung durchgeführt werden müssen. Kunden, die ein höheres Risiko darstellen, können einer strengeren Prüfung unterzogen werden als Kunden mit geringerem Risiko.
Stellen Kunden zum Beispiel ein durchschnittliches Risiko dar, müssen Unternehmen eine standardmäßige Sorgfaltspflicht durchführen, bevor sie akzeptiert werden können. Dies bedeutet, dass die Identität der Kunden mithilfe von Standardverfahren und einer zuverlässigen, unabhängigen Quelle überprüft wird. Sind Kunden hingegen in einem Land oder einer Branche mit hohem Risiko tätig, muss eine verstärkte Sorgfaltspflicht angewendet werden. Zusätzliche Auskünfte über die Identität der Kunden sowie detailliertere Informationen über die Herkunft der Gelder, die Art von Geschäftsbeziehungen und die Gründe für die Transaktionen müssen verlangt werden.
Es gibt zwei Stufen der CDD:
Ein gutes CDD-Programm sollte:
Konstantes Monitoring
KYC-Kontrollen sind nicht beendet, wenn Kunden einmal akzeptiert wurden. Deine Kunden sollten kontinuierlich abgefragt werden, indem du ihre Transaktionen und Konten auf verdächtige Aktivitäten überprüfst. Häufigkeit und Umfang der fortlaufenden Kontrolle hängen von der Risikobewertung des Kunden ab.
Alle Aufzeichnungen sollten bestenfalls auf dem neuesten Stand gehalten und überprüft werden, ob die Art der Transaktionen und eingehende Beträge mit den Aktivitäten übereinstimmen, für die das Konto genutzt wird und dadurch sicherstellen, dass das Risikoniveau und die eingesetzten Maßnahmen für den Kunden geeignet sind.
KYC-Dokumente
KYC-Dokumente sind formale Dokumente, die den Namen und die Adresse eines Kunden bestätigen. Manche Kunden müssen auch einen Einkommensnachweis vorlegen, wenn bestimmte Produkte oder Dienstleistungen beantragt werden. In der Regel müssen Kunden einen Identitätsnachweis (POI) und einen Adressnachweis (POA) vorlegen.
Als Identitätsnachweis kann verwendet werden:
Dokumente zum Nachweis der Adresse könnten sein:
Die POA-Dokumente müssen den Namen des Kunden enthalten und innerhalb von drei Monaten ausgestellt worden sein.
Dokumente zum Einkommensnachweis können sein:
Um sicherzustellen, dass Kunden wirklich die sind, die sie vorgeben zu sein, sind KYC-Kontrollen entscheidend. Sie schützen alle Beteiligten einer Geschäftsbeziehung, indem sie vor Finanzkriminalität, Korruption und der Finanzierung von Terrorismus geschützt werden. Außerdem stellen sie sicher, dass dein Unternehmen die AML-Anforderungen erfüllen kann, die zur erfolgreichen Betrugsbekämpfung beitragen. KYC bewahrt die Integrität globaler Märkte sowie Institutionen und ermöglicht es Unternehmen und Kunden, sicher zu handeln.
Dank digitaler Lösungen war es für Unternehmen noch nie so einfach, die Anforderungen an KYC zu erfüllen – und dabei gibt es einige Vorteile:
Geschwindigkeit
Ordnungsgemäße KYC-Prozesse ermöglichen ein schnelles Onboarding neuer Kunden, wodurch Vertrauen gestärkt wird und eine dauerhafte Geschäfts- und Kundenbeziehung aufgebaut wird. Diese Prozesse können meist sogar schnell über Mobile Devices abgewickelt werden, wodurch die Customer Experience optimiert wird.
Überall verfügbar
Die KYC-Anforderungen sind weltweit unterschiedlich. Sie tragen dazu bei, dass du und andere Unternehmen sowie deine Kunden bei Finanzgeschäften abgesichert sind – egal, wo du dich befindest.
Vertrauenswürdig
Vertrauenswürdigkeit ist für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen unerlässlich. KYC-Verfahren helfen dabei allen Parteien, ihre Geschäfte vertrauensvoll und mit dem Wissen abzuwickeln, dass alle Beteiligten real sind und betrügerische Akteure ausgeschlossen sind. Airbnb zum Beispiel hat vor Kurzem die Anforderung eingeführt, dass alle Nutzer:innen ihre Identität verifizieren müssen, um das Vertrauen in die Marke zu stärken und die Experience der Seite für alle echten Gastgeber:innen und Gäste zu optimieren.
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