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Il KYC consente alle aziende di garantire l'integrità del sistema finanziario e di rispettare gli obblighi legali e normativi imposti a qualsiasi istituto finanziario. È fondamentale disporre di strumenti che garantiscano che i tuoi potenziali clienti siano esattamente chi dicono di essere. Ma come funzionano i controlli KYC? Cosa devono fare le aziende per conformarsi? E quali sono i rischi di non farlo?
In questo articolo ti spiegheremo il processo KYC per quanto riguarda la verifica dell'identità, compresi i componenti chiave e il motivo per cui il KYC è così importante in questo settore.
KYC è l'acronimo di Know Your Customer (conosci il tuo cliente). Viene utilizzato per verificare l'identità dei clienti in una serie di situazioni come la firma di documenti, il completamento di processi di assunzione, la creazione di account di seller nei marketplace o di account di gioco per gamer e la richiesta di prodotti e servizi finanziari. Il KYC prescrive i passaggi necessari per verificare i clienti in base al rischio potenziale associato alla fornitura di servizi o alle transazioni per aiutare a combattere le frodi e prevenire il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e le attività illecite. Il KYC contribuisce inoltre a mantenere l'integrità dei mercati e delle istituzioni globali e consente alle aziende e ai consumatori di effettuare transazioni in modo sicuro e protetto.
Il KYC è un sottoinsieme delle normative antiriciclaggio (AML) ed è un processo obbligatorio per molte aziende al momento dell'ingresso di nuovi clienti e su base continuativa.
Se la tua azienda è tenuta a rispettare le norme KYC e non vi adempie, potrebbe andare incontro a conseguenze molto gravi, tra cui multe salate e responsabilità penali.
Per essere in regola con il KYC, le aziende devono raccogliere ed esaminare informazioni e documenti che verifichino l'identità dei loro clienti. Questi requisiti possono variare a seconda della regione o del settore in cui opera la tua azienda, ma spesso includono i seguenti elementi:
Se un individuo non supera i controlli KYC, devi rifiutarti di fornirgli i tuoi servizi.
Leggi di più: Quali sono le forme di verifica dell'identità utilizzate per i pagamenti?
Ecco come viene utilizzato il KYC in diversi settori:
Fintech
I nuovi sviluppi e le innovazioni nel settore Fintech aprono le porte a nuove opportunità per i loro clienti. Tuttavia, possono anche renderli un bersaglio appetibile, ponendo inevitabilmente le Fintech in prima linea nella difesa dai crimini finanziari. Fortunatamente, possono contare su una combinazione di strumenti di verifica avanzati, tra cui la biometria e il riconoscimento ottico dei caratteri.
Servizi finanziari
Poiché hanno a che fare direttamente con conti, denaro e un elevato volume di transazioni, le istituzioni finanziarie - comprese le banche e le compagnie assicurative, nonché le fintech - hanno un livello di responsabilità significativo quando si tratta di combattere il crimine finanziario. Per questo motivo, i regolamenti finanziari sono di solito i primi a riflettere i nuovi requisiti KYC. Per tutte le società di servizi finanziari è fondamentale monitorare le attività, verificare la fonte di transazioni importanti o sospette e mantenere registri accurati.
Immobili
A causa delle ingenti somme coinvolte nel settore immobiliare, c'è un rischio reale di riciclaggio di denaro. Le società immobiliari sono tenute a verificare, in base alle norme KYC e AML, che il denaro utilizzato per investire in immobili sia tracciabile e non provenga da una fonte criminale.
Il settore del gaming
L'online gaming richiede ai suoi attori di verificare l'identità, l'età, l'ubicazione e la provenienza dei fondi dei giocatori per assicurarsi che i loro servizi non vengano utilizzati per attività illegali. Questo aiuta a proteggere sia l'azienda che i giocatori, creando fiducia e garantendo la sicurezza delle informazioni personali di questi ultimi.
Settore legale
Trattando una grande quantità di dati riservati dei clienti e ingenti somme di denaro, i servizi legali sono a rischio di essere presi di mira da attività criminali. Per mantenere la fiducia nel sistema legale e mitigare ogni possibile rischio, gli studi legali dovrebbero effettuare una verifica completa dell'identità KYC su tutti i loro clienti.
I passi da compiere per soddisfare i requisiti KYC variano a seconda del settore e dell'area geografica, ma hanno lo stesso obiettivo: verificare e valutare accuratamente il livello di rischio presentato da un individuo o da un'azienda. Di seguito sono riportati alcuni esempi:
Il programma di identificazione dei clienti (CIP) è un requisito richiesto dagli Stati Uniti, in base al quale gli istituti finanziari devono verificare l'identità delle persone che desiderano effettuare transazioni finanziarie con loro, ed è una disposizione dell'USA Patriot Act. Gli istituti interessati devono verificare l'identità di tutti coloro che effettuano determinati tipi di operazioni con la loro azienda: si va dalla richiesta di prodotti e servizi regolamentati, come ad esempio la richiesta di un prestito, alla creazione di un determinato tipo di account utente, come ad esempio l'adesione a un marketplace.
Per soddisfare questo requisito, l'utente deve fornire il proprio nome, la data di nascita, l'indirizzo e il numero di identificazione. La tua azienda può confrontare queste informazioni con la documentazione o con i registri ufficiali dei database pubblici per verificare in tempi ragionevoli l'autenticità dei dati forniti.
Customer Due Diligence (CDD) è un termine utilizzato in genere per descrivere le valutazioni e le fasi che devono essere eseguite su determinati clienti nel SEE e nel Regno Unito in base alla legislazione antiriciclaggio. I clienti a più alto rischio possono essere sottoposti a un livello di controllo maggiore rispetto a quelli che presentano un livello di rischio inferiore.
Ad esempio, se il cliente presenta un livello di rischio medio, un'azienda dovrà condurre una Due Diligence standard prima dell'onboarding. Ciò significa verificare l'identità del cliente utilizzando procedure standard e una fonte affidabile e indipendente. Se, invece, ad esempio un cliente opera in una giurisdizione o in un'attività ad alto rischio, dovrai effettuare una Due Diligence rafforzata. Ciò significa richiedere un'identificazione aggiuntiva, informazioni più dettagliate sulla fonte dei suoi fondi, sulla natura dei suoi rapporti commerciali e sulle ragioni delle sue transazioni.
Esistono perciò due livelli di CDD:
Un buon programma CDD dovrebbe:
I controlli KYC non finiscono nel momento in cui il cliente viene accettato. Devi monitorare i tuoi clienti in modo continuativo, continuando a controllare le loro transazioni e i loro conti alla ricerca di attività sospette. La frequenza e la durata del monitoraggio continuo dipendono dalla valutazione del rischio del cliente.
Come prassi ottimale, devi tenere aggiornati tutti i registri, verificare che il tipo di transazioni e gli importi in entrata siano in linea con le attività per cui il conto viene utilizzato e assicurarti che il livello di rischio e le misure utilizzate siano adeguate al cliente.
I documenti KYC sono documenti formali che verificano il nome e l'indirizzo di un cliente. Ad alcuni clienti potrebbe anche essere richiesto di fornire una prova di reddito se richiedono determinati prodotti o servizi. In generale, un cliente dovrà fornire una prova di identità (POI) e una prova di indirizzo (POA) separate.
I documenti di identità possono essere:
I documenti di prova dell'indirizzo possono essere:
I documenti POA devono indicare il nome del cliente e devono essere stati rilasciati entro tre mesi.
I documenti di prova del reddito possono essere:
I controlli KYC sono essenziali per assicurarsi che i clienti siano chi dicono di essere. Proteggono tutti i soggetti coinvolti in una relazione commerciale, mettendoli al riparo da reati finanziari, corruzione e finanziamento del terrorismo. Inoltre, assicurano che la tua azienda soddisfi i requisiti antiriciclaggio che aiutano a combattere le frodi. Il KYC mantiene l'integrità dei mercati e delle istituzioni globali e consente alle aziende e ai consumatori di effettuare transazioni in modo sicuro e protetto.
Grazie alle soluzioni digitali, non è mai stato così facile per le aziende soddisfare i requisiti di Know Your Customer e ci sono alcuni vantaggi:
Velocità
Processi KYC adeguati consentono un rapido onboarding dei nuovi clienti, il che è ottimo per creare fiducia e mantenere relazioni durature tra azienda e cliente. A volte questi processi possono essere svolti rapidamente attraverso i dispositivi mobili, ottimizzando così la customer experience.
Disponibile ovunque
I requisiti KYC variano in tutto il mondo. I requisiti KYC sono diversi in tutto il mondo e aiutano a proteggere te, le altre aziende e i tuoi clienti quando svolgono attività finanziarie, ovunque tu sia.
Affidabilità
L'affidabilità è fondamentale per il successo delle relazioni commerciali. Eliminando i malintenzionati, le procedure KYC aiutano tutte le parti a condurre gli affari con fiducia e con la consapevolezza che tutti i soggetti coinvolti sono autentici. Ad esempio, Airbnb ha recentemente introdotto l'obbligo per tutti gli utenti di verificare la propria identità, contribuendo a creare fiducia e a migliorare l'esperienza di utilizzo del sito per tutti gli host e gli ospiti autentici.
Checkout.com può aiutare la tua azienda a condurre la verifica KYC durante le transazioni con un'identificazione accurata e corretta, grazie a un'esperienza di verifica dell'identità veloce, sicura e conforme.
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